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10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto

Buscar un buen gestor de proyectos no es algo que las empresas hagan a la ligera, al contrario, cada vez solicitan personal más cualificado y con más experiencia. Esto no quiere decir que esos profesionales sean más eficientes, puesto que con el paso del tiempo y las rutinas pueden olvidar cuáles son los elementos esenciales del plan de proyecto perfecto.

Como en todo sector profesional, muchas veces acabamos adquiriendo nuevos hábitos y olvidando los antiguos, aunque esto no tiene por qué ser positivo. Gracias a la infografía de Wrike hemos podido observar que hay 10 elementos esenciales para que un plan de proyecto sea perfecto y contente tanto al equipo que trabaja en él como a las partes interesadas en que el mismo salga adelante. Algunos puntos que podemos resumiros son:

  • Tener claro cuál es la conexión entre el proyecto y lo que la empresa busca.
  • Conocer cuál es el presupuesto y a qué se destinará.
  • Estar en contacto con las partes interesadas y con el resto de los miembros del equipo.
  • Crear un plan de control de calidad.
  • Tener claras las fechas de entrega.
  • Esquema de justificación comercial.
  • Realizar un listado de los requisitos y objetivos del proyecto.

10 elementos esenciales del plan de proyecto perfecto
Infografía ofrecida por Wrike - Herramientas Para Gestión De Proyectos

Como hemos podido ver en la infografía, estos elementos son básicos si queremos que el proyecto esté bien definido. Los profesionales del sector saben bien que muchos de los proyectos que se crean están destinados a fracasar desde el minuto uno debido a que no se tienen en cuenta factores como los que hemos hablado en este artículo. No olvides ofrecer siempre a tu equipo aquellos elementos y tecnologías que hagan su labor más sencilla, como softwares de gestión de proyectos, que permiten una comunicación mucho más rápida y compartir información real al instante.

Si habías comenzado a olvidar alguno de estos puntos cuando creabas planes de proyectos, no te preocupes, errar es humano y siempre podemos volver sobre nuestros pasos y ver qué es lo que ha fallado. Una buena idea merece un desarrollo a la altura, con todos sus pasos y elementos controlados.

¿Qué es una OGP?

La estrategia de una empresa pasa por conocer cuál es su situación en el mercado, pero también por contar con profesionales y herramientas útiles y que puedan desarrollar la labor exigida. Los departamentos más comunes son los de marketing o contabilidad, pero cada vez aparecen más departamentos como necesidad de actualizarse y de ofrecer a la empresa nuevas ventajas de cara a enfrentarse a los competidores.

Una OGP es una Oficina de Gestión de Proyectos, el departamento en el que todo proyecto o idea tiene que estar registrada. Cada vez son más las empresas que cuentan con una OGP por la cantidad de ventajas que ofrecen, pero también porque entienden que una buena estrategia de proyectos es fundamental para conseguir posicionarse en el mercado y ofrecer a los clientes lo que esperan de su producto. Para entender la rápida implantación que está teniendo este departamento en las empresas, debemos saber que el 30% de las empresas que no tienen una OGP planean implantarla en el próximo año. Los sectores más importantes cuentan con un alto porcentaje de OGP en sus empresas, como Salud, Finanzas, Informática o Fabricación. La OGP recopila información acerca de los proyectos que se están desarrollando y de los que ya se han desarrollado, convirtiéndose en una fuente de información muy valiosa a la que poder recurrir en cualquier momento. También se encarga de informar a las partes interesadas acerca de los cambios y la evolución de los proyectos.

¿Qué es una OGP?
Infografía ofrecida por Wrike - Gestor Proyectos Online

Uno de los aspectos que más nos interesan, y supongo que a las empresas también, es el de la formación. Una formación continua del equipo asegura que este esté preparado para ofrecer lo mejor y lo más actual. EL 49% de las OGP ofrecen formación en gestión de proyectos, algo necesario en la actualidad y sin lo que, en poco tiempo, el equipo quedará obsoleto. A pesar de las reticencias de muchas empresas a instaurar una OGP en su empresa, lo cierto es que la mayoría de las que ya cuentan con una afirman que el cambio a medio y largo plazo es asombroso.

Si quieres aumentar el rendimiento de tu equipo y crear proyectos mejor elaborados y más relacionados con el camino que quieres que tu empresa tome, una OGP puede ser tu departamento estrella.

Por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos

Las empresas deben tener claro cuáles son sus recursos y emplearlos de forma eficiente para obtener los mejores resultados. Esto es algo sabido por todos, pero la forma en que esos recursos se utilizan puede no ser la más adecuada. Uno de los recursos más importante es el tiempo, y también es uno de los peor utilizados.

A pesar de lo que muchos creen, la mala utilización del tiempo también viene dada por la forma en la que la tecnología está presente. Es decir, si las herramientas y softwares con los que cuenta una empresa son deficientes o están desfasados, puede causar una pérdida de tiempo y hacer que los trabajadores pierdan tiempo en cosas tan sencillas como buscar información o contrastar datos. Los software de gestión de proyectos como el de Wrike solucionan este y otros inconvenientes, permitiendo al equipo tener una mayor comunicación entre ellos y obtener toda la información que necesitan en un mínimo tiempo. De hecho, esto pude hacerse en la oficina, en la calle o en casa, globalizando la forma en la que todos los miembros interactúan y permitiendo que el tiempo de trabajo sea mucho más eficiente.

Como resultado de ese desfase que muchas empresas tienen, los trabajadores dedican 2 de cada 8 horas de su jornada laboral a tareas innecesarias (buscar documentos en emails, esperar información de otros, interrupciones indeseadas, etc.). Este tiempo mal invertido supone a la empresa más de 60 días anuales de salario, que podríamos establecer como pérdidas. Ofreciendo a los trabajadores las últimas herramientas para trabajar no sólo estarán asegurando una mejor gestión de proyectos, sino también que el equipo tenga todo aquello que necesita para realizar un trabajo eficiente.

Por qué todos los equipos necesitan herramientas de gestión de proyectos
Infografía ofrecida por Wrike - Herramientas De Gestión De Proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos, como podemos observar en la infografía de Wrike, están destinadas a dejar de gastar tiempo en tareas innecesarias y dedicarlo al trabajo real. En la misma infografía podemos conocer cuáles son los retos actuales de los gestores y equipos, datos que sin duda son alarmantes y que deberían de comenzarse a tener en cuenta en todas las empresas que quieran actualizarse.

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